Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et portée

Tandem Santé inc., 179, rue de Chambois, Québec (Québec) G1B 2J4, Canada.

Cette politique couvre les demandes de renseignements, les consultations gratuites, les communications et les dossiers des clients. Elle complète l’avis contractuel sans élargir les autorisations de communication.

La responsable de la protection des renseignements personnels reçoit les questions, demandes et plaintes : Émilie Tétreault, emilie@innova-conseil.ca, 343 202-1503.

2. Renseignements et modes de collecte

Nous recueillons les coordonnées nécessaires pour répondre à une demande. Lorsqu’une consultation ou des services sont envisagés, nous pouvons aussi recueillir la date de naissance, les renseignements sur le représentant autorisé, les besoins de santé et de soutien, les médicaments et allergies, les renseignements fonctionnels, cognitifs, psychosociaux et environnementaux, les évaluations, plans, interventions et communications pertinentes.

Les données de rendez-vous, de facturation et de paiement sont limitées aux besoins administratifs.

La collecte se fait auprès de la personne, de son représentant ou de sources autorisées, par téléphone, courriel, documents ou formulaires transmis, visioconférence et rencontres en personne. Nous expliquons les renseignements nécessaires et les conséquences d’un refus. Nous n’exigeons pas des renseignements sans lien avec la finalité annoncée.

3. Utilisation et consentement

Les finalités sont de répondre aux demandes, évaluer les besoins et risques, élaborer le plan de soins, fournir et documenter les services, communiquer avec les personnes autorisées, gérer les rendez-vous et la facturation, protéger la sécurité et respecter nos obligations. L’évaluation courante de la qualité est effectuée seulement dans la mesure permise par la loi.

Les renseignements de santé sont sensibles. Lorsqu’il est requis, le consentement est exprès, libre, éclairé et propre à la finalité. Il peut être limité ou retiré selon les conditions légales, verbalement lorsque la loi le permet. Nous expliquons les effets concrets sur la prestation sécuritaire des services.

Les pouvoirs du représentant sont vérifiés ; le statut de proche aidant n’autorise pas, à lui seul, l’accès au dossier complet. Une nouvelle finalité distincte fait l’objet d’une analyse et du consentement additionnel requis.

Cette politique ne constitue pas une autorisation générale d’utiliser les dossiers pour la recherche, la commercialisation ou le développement technologique.

4. Accès et communications

Seuls les professionnels directement impliqués dans un dossier clinique et ayant besoin de savoir y ont accès. Les autres fonctions autorisées reçoivent uniquement les renseignements administratifs nécessaires.

Les communications aux professionnels externes, établissements et proches sont limitées aux autorisations pertinentes ou à une autre base légale.

Des fournisseurs peuvent soutenir les courriels, les dossiers ou les fonctions administratives. Les renseignements qui leur sont confiés doivent être encadrés par les conditions de confidentialité, de sécurité et de limitation d’usage requises.

Une communication à une autorité, un conseiller juridique ou dans le cadre d’une transaction n’a lieu que dans les limites permises par la loi applicable.

5. Protection et lieu de conservation

Tandem Santé utilise Microsoft 365, notamment Outlook pour les courriels professionnels et SharePoint pour la conservation des dossiers et documents.

• authentification multifacteur obligatoire pour l’accès à Microsoft 365 ;
• chiffrement des courriels contenant des renseignements personnels ou confidentiels ;
• accès aux dossiers cliniques limité aux professionnels directement impliqués dans le dossier et ayant besoin de ces renseignements ;
• partage externe SharePoint restreint ;
• chiffrement BitLocker activé sur les ordinateurs utilisés pour les dossiers clients.

Ces mesures ne garantissent pas l’absence d’incident.

Selon les renseignements actuellement affichés dans le Centre d’administration Microsoft 365 de Tandem Santé, l’emplacement des données au repos des services utilisés pour les courriels et les fichiers est au Canada. Cela ne signifie pas que tous les accès, opérations de soutien, traitements ou données techniques sont limités au Canada, ni que l’hébergement se situe exclusivement au Québec.

Des fournisseurs technologiques ou leurs intervenants peuvent traiter des renseignements ou y accéder à l’extérieur du Québec. Toute communication ou prise en charge de renseignements hors Québec doit respecter les conditions légales applicables, dont l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et l’encadrement contractuel requis.

6. Conservation, destruction et gouvernance

Nous limitons la conservation aux finalités et obligations applicables. Les dossiers cliniques peuvent devoir être conservés après la fin des services ; une demande de suppression n’efface pas ces obligations. Les délais précis dépendent du document et du professionnel responsable et peuvent être demandés à la responsable.

Les renseignements qui ne sont plus nécessaires et dont la conservation n’est plus requise doivent être détruits de façon sécuritaire.

La gouvernance repose sur la responsable, les obligations des professionnels, l’accès selon les fonctions, la gestion des demandes et plaintes, la conservation et la destruction, la vérification des fournisseurs et la gestion des incidents. La direction approuve les règles internes et les mesures correctives ; les professionnels protègent les dossiers dont ils ont la responsabilité.

7. Vos droits, plaintes et incidents

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, des explications sur leur traitement, ainsi qu’une restriction ou un retrait de consentement lorsque permis. Le droit à la portabilité, lorsqu’applicable, vise les renseignements informatisés admissibles recueillis auprès de vous. Les autres droits d’accès demeurent applicables.

Pour une demande formelle d’accès ou de rectification, écrivez à Émilie Tétreault, emilie@innova-conseil.ca, 343 202-1503. Nous vérifions l’identité et l’autorité, et répondons dans les délais légaux, normalement dans les 30 jours pour l’accès et la rectification. Un refus explique ses motifs et les recours.

Une plainte n’affecte pas la qualité des soins. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Nous documentons les incidents de confidentialité, prenons les mesures raisonnables pour réduire les risques et éviter leur répétition, et avisons les personnes et autorités lorsque requis. Les changements importants à cette politique seront communiqués par un moyen approprié ; un nouveau consentement sera demandé lorsque la loi l’exige.